課程概述/Overview

課程描述

企業競爭日趨激烈，技術迅猛發展，信息化滲透到各行各業的每一個角落，許多公司在醞釀新的發展和變革，從而創造更大價值。在企業戰略實施和新變革的努力過程中，離不開人和組織的強力保障，辦公室秘書作為行政管理者這個企業的中樞骨干和企業政令的執行者，擔負著艱巨的任務和挑戰。

本課程結合中國企業的實際情況，同時融合了歐美先進的行政管理技術精華。

課程收獲

重新認識辦公室秘書或助理作為行政管理者在現代企業中應扮演的角色

全面掌握辦公室秘書或助理應具備的各項行政管理技能和方法

進一步明確辦公室秘書或助理的各項職責

提升辦公室秘書或助理的統籌管理藝術

課程大綱/Outline

第一部分  辦公室秘書高級行政管理的核心職能

辦公室秘書的管理

辦公室秘書負責管理規則的建立和執行

辦公室秘書的資源管理：供給--保管--維護--更新

辦公室秘書負責文化塑造：辦公室行為系統

辦公室秘書建設輿論導向團隊建設企業形象

辦公室秘書負責企業內部管理制度

辦公室秘書的協調與控制

物力協調：資源調配與控制

人力協調：部門協作與危機處理

成本控制

辦公室秘書的服務

為“企業的前線”傾斜服務

企業內部的“共享式”服務

辦公室秘書執行力

為什么制度會形同虛設

把握 “松” “緊”分寸

提高辦公室的執行力

第二部分  辦公室秘書的素質要求

針對問題的思考方式-“流程”與“危機處理”

面向客戶的服務態度

24小時快速應答式的問責制度

放眼未來的戰略家“行政事務化”與“行政規劃周期”

第三部分  辦公室秘書的核心管理技能

技能一：辦公室秘書高效工作的第一步——取得領導的信任

辦公室秘書怎樣得到領導的信任

處處維護領導的形象

委曲求全

怎樣取得上司的依賴

承諾上司的藝術

慎用解釋的藝術

辦公室秘書如何與領導相處

技能二: 辦公室秘書的時間管理

辦公室秘書為何要管理時間

時間失控的原因

避免干擾

跳脫時間陷阱

辦公室秘書進行時間管理和工作安排的系統方法

利用時間管理矩陣排定工作重點和優先順序

利用時間日志診斷自己的時間利用情況

設定工作和生活的長期和短期目標

利用日程計劃表安排日程

控制時間的實用

技能三：辦公室秘書的溝通協調與績效激勵

辦公室秘書掌握有效的溝通協調

如何與下屬溝通

如何與其它部門經理溝通協調

辦公室秘書促進績效的激勵

應具備的心態 

如何激勵下屬

如何進行自我激勵

有效溝通與激勵的三步曲

如何進行團隊激勵

技能四：辦公室秘書公文寫作與處理

處理規范化的必要性

公文處理中的常見病及其診治

促進公文處理規范化亟待解決的幾個問題

技能五：辦公室秘書應掌握的基本禮儀與訪客接待

專業形象塑造

商業社交禮儀

辦公室禮儀

工作禮儀

商務應酬禮儀

國際習俗

接待流程

接待重要客戶的注意事項

來訪電話對策

案例分析

第四部分 辦公室秘書的管理職責

職責一： 辦公室秘書的行政管理

辦公用品管理及信息管理

辦公用品申購、領用的流程及制度

建立固定資產臺帳，確定責任人

維護各類辦公設備的正常使用

信息的收集 

信息的整理 

信息的傳遞 

信息的利用 

信息的儲存 

信息的保密

職責二：辦公室秘書的檔案管理

檔案的收集

檔案的整理

檔案的鑒定

檔案的保管

職責三：辦公室秘書的會議管理

認識會議組織的重要性

如何規劃一場好會議

會議組織者的必備技能

有效促進發言的方法

會議結束前組織者工作要點

職責四：辦公室秘書的后勤管理

生活福利的管理

員工福利管理

社會保障管理

醫療衛生管理

圖書資料的管理

宿舍與食堂的管理

車輛的管理